Informace pro zákazníky o zpracování osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“ nebo „Obecné nařízení“).
V tomto dokumentu bychom vás rádi informovali o zásadách a postupech při zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech, a to v souladu s Obecným nařízením a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.
Správce - společnost VEXTA a. s., se sídlem Hovorčovická 137, Pakoměřice, 250 65 Bořanovice, IČO 26196662 tímto dokumentem plní povinnost ve smyslu ustanovení článku 13 a 14 Obecného nařízení, a to poskytnout transparentním způsobem subjektu údajů (zákazníkovi, třetí straně) informace o zpracování osobních údajů.
Společnost VEXTA a. s. zpracovává osobní údaje v duchu následujících principů vyplývajících z Obecného nařízení:
- Zákonnost, korektnost a transparentnost: Veškeré osobní údaje zpracovávané společností VEXTA a.s. musí být ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem;
- Účelové omezení: Osobní údaje lze shromažďovat pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a tyto údaje nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
- Minimalizace údajů: Osobní údaje lze zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu;
- Přesnost: Zpracovávat lze pouze přesné a v případě potřeby aktualizované osobní údaje; musí být přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
- Omezení uložení: Uchovávat osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů lze pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely zpracování;
- Integrita a důvěrnost: Osobní údaje lze zpracovávat pouze způsobem, který zajistí náležitou ochranu osobních údajů pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření, a to před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
- Odpovědnost: Dodržení výše uvedených zásad včetně souladu s platnými a účinnými právními předpisy na ochranu osobních údajů musí být společnost VEXTA a.s. schopna doložit;
VEXTA a.s. zpracovává následující osobní údaje, resp. kategorie osobních údajů:
a) identifikační a adresní údaje: oslovení, akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, místo narození, státní příslušnost, sídlo podnikání, IČ;
b) elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
c) další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, číslo zákaznického účtu atd;
d) zvukové záznamy smluvní komunikace, hlasové projevy účastníků a jejich obsah, jakož i přepisy, zápisy a shrnutí vytvořené s využitím nástrojů umělé inteligence;
e) další osobní údaje poskytnuté zákazníkem ve Smlouvě/Dodatku či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací;
VEXTA a.s. zpracovává osobní údaje zákazníků na základě následujících právních důvodů (titulů):
a) oprávněný zájem
Jedná se o případy, pro které není nutný souhlas se zpracováním osobních údajů.
- Za účelem ochrany majetku společnosti VEXTA a.s. jsou v prostorách společnosti umístěny kamerové systémy. O umístění kamerových systémů je zákazník vždy informován informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou pouze obrazové bez zvukového záznamu a jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu (15 dnů) a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány a nikomu předávány nebo zpřístupňovány. V případě nutnosti jsou záznamy předány pouze orgánům činným v trestním řízení za účelem řádného objasnění skutkového stavu věci.
- Za účelem vymáhání pohledávek v nezbytném rozsahu osobních údajů a po dobu zákonných promlčecích lhůt.
- Za účelem zasílání obchodních sdělení v rozsahu osobních údajů (telefonních čísel, e-mailových adres apod.) zákazníkům v souladu s ustanoveními zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, do doby, dokud zákazník nevyjádří nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení (tzv. princip opt-out). Zasílání obchodních sdělení ne-zákazníkům pouze na základě uděleného platného souhlasu, který je projevem svobodné vůle zákazníka a tvoří tak specifický titul pro takové nakládání s osobními údaji (tzv. princip opt-in).
V rámci oprávněného zájmu VEXTA a.s. může v souvislosti s přípravou, uzavíráním a plněním smluv o dílo po předchozím upozornění účastníků pořizovat zvukové záznamy telefonických hovorů a osobních nebo online jednání. Za využití nástrojů umělé inteligence může z těchto záznamů vytvářet textové přepisy, zápisy, souhrny projednávaných skutečností a přehledy dohodnutých kroků.
Účelem je věrné zachycení průběhu a obsahu komunikace, přehledná dokumentace jednání a dohodnutých postupů, omezení nedorozumění, organizace plnění smlouvy a případné uplatnění nebo ochrana práv účastníků smluvního vztahu. Takový výstup sám o sobě nepředstavuje rozhodnutí, které by mělo vůči subjektu údajů právní účinky a bylo podmínkou uzavření smlouvy.
Zpracovávanými údaji mohou být zejména hlas a další projevy účastníků komunikace, jejich identifikační a kontaktní údaje, obsah jednání, údaje týkající se díla a z těchto údajů vytvořené přepisy.
b) plnění smlouvy
VEXTA a.s. zpracovává osobní údaje zákazníků pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smlouvy v souladu s občanským zákoníkem, Rozsah zpracovávaných osobních údajů pro tyto účely je vymezen údaji na formulářích smluv, plných mocí, které nejsou označeny jako nepovinné. Standardně se jedná zejména o tyto údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa stavby, sídlo podnikání, IČ, číslo bankovního účtu. Doba zpracování je vymezena dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s VEXTA a.s.
c) plnění právních povinností
Společnost dále zpracovává osobní údaje, pokud je to nezbytné ke splnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména v oblasti účetnictví, daní, archivace a souvisejících povinností vyplývajících z právních předpisů. Konkrétní rozsah údajů a doba uchování se odvíjejí od příslušné právní povinnosti.
d) souhlas, je-li pro dané zpracování vyžadován
Pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, je souhlas dobrovolný a může být kdykoliv odvolán způsobem uvedeným při jeho udělení nebo prostřednictvím kontaktních údajů správce.
Příjemci osobních údajů
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny smluvním partnerům a poskytovatelům služeb, zejména účetních, právních a IT služeb včetně nástrojů umělé inteligence, a dále příslušným orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpisy.
Zpracování osobních údajů mohou pro společnost VEXTA a.s. provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.
Společnost VEXTA a.s. nepředává osobní údaje svých zákazníků ke zpracování do třetí země nebo mezinárodní organizaci (mimo rámce EU).
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu potřebnou pro jednotlivé účely zpracování:
- údaje nezbytné pro smluvní vztah po dobu jeho přípravy a trvání a následně po dobu nutnou pro vypořádání práv a povinností a ochranu právních nároků;
- účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
- údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu po dobu trvání příslušného zájmu, pokud nad ním nepřevažují práva dotčených osob; údaje zpracovávané na základě souhlasu do jeho odvolání nebo do skončení deklarovaného účelu;
- zvukové záznamy jsou uchovávány po dobu 3 let, přepisy a souhrny po dobu 3 let, a to zejména z důvodu zachycení případných smluvních ujednání mimo obsah samotné písemné smlouvy. V odůvodněných případech mohou být relevantní záznamy uchovány déle po dobu nezbytnou k uplatnění či obraně konkrétního právního nároku.
Povinnost osobní údaje poskytnout
Údaje nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy nebo pro splnění zákonných povinností je třeba poskytnout v odpovídajícím rozsahu, když bez nich nemusí být možné smlouvu uzavřít či řádně plnit nebo splnit právní povinnost. Poskytnutí dalších údajů, které nejsou pro uvedené účely potřebné, není podmínkou uzavření smlouvy.
Zákazník má právo:
a) na přístup ke svým zpracovávaným osobním údajům,
b) jejich opravu,
c) jejich výmaz,
d) omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
e) právo na přenositelnost údajů v případech podle čl. 20 GDPR,
f) odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů,
g) vznést námitku proti zpracování,
h) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů jako dozorového úřadu (www.uoou.gov.cz.)
Žádosti a dotazy týkající se zpracování osobních údajů lze společnosti VEXTA a.s. zasílat na adresu jejího sídla Hovorčovická 137, Pakoměřice, 250 65 Bořanovice, popř. elektronicky na adresu info@vexta.cz.